PH Absalon har effektiviseret og professionaliseret deres mødeprocesser

Når PH Absalon afholder bestyrelsesmøder, direktionsmøder og møder i en lang række af deres forskellige udvalg, benytter de FirstAgenda Prepare som deres primære mødeværktøj. Her har de nemlig mulighed for at samle og distribuere deres mødeforberedelse på én samlet platform - til stor glæde for både mødedeltagere og dagsordensamlere.

Da Professionshøjskolen Absalon tilbage i 2018 tog FirstAgenda Prepare i brug, var det med et håb om at få styrket og strømlinet deres mødeprocesser. De manglede nemlig et værktøj, hvor de på sikker vis kunne samle og distribuere deres mødeforberedelse. Efter at have afprøvet FirstAgenda Prepare i en række bestyrelses- og direktionsmøder var de ifølge sekretariatschef, Nanna Ferslev ikke i tvivl om valget af deres fremtidige mødeværktøj:

“Der var generelt stor tilfredshed med FirstAgenda Prepare - både blandt bestyrelses- og direktionsmedlemmerne, men også blandt dagsordensamlerne. Det er en både fleksibel og brugervenlig platform, der gør forberedelsen nem for dagsordensamlere og mødedeltagere - og så er det med til at professionalisere både forberedelsen og afholdelsen af vores møder”. 

Ud over at professionalisere møderne, bidrager FirstAgenda Prepare også til at effektivisere mødeprocessen. Her påpeger hun eksempelvis, at det er blevet meget nemmere at være dagsordensamler.

“For dagsordensamlerne er det blevet meget nemmere at distribuere mødematerialet. Vi har det hele samlet på én platform, hvorfra vi både nemt og hurtigt kan tilføje yderligere mødemateriale uden at genere mødedeltagerne - de finder blot den opdaterede version i FirstAgenda Prepare”

— Nanna Ferslev. Sekretariatschef, PH Absalon

Også mødedeltagerne nyder ifølge Nanna Ferslev godt af mødeværktøjet. 

“De har hele dagsordenen med tilhørende dokumenter samlet i FirstAgenda Prepare, og kan lave både markeringer og noter, mens de også kan dele kommentarer med de øvrige mødedeltagere. Det er med til at sikre, at alle møder velforberedte frem til møderne”. 

Selvom FirstAgenda Prepare var et nyt bekendtskab for mange i Absalon, da de implementerede løsningen tilbage i 2018, var der alligevel flere i bestyrelsen, som kendte til mødeværktøjet. Noget Nanna Ferslev ser som stor fordel

“Vi har flere eksterne bestyrelsesmedlemmer, der både benytter FirstAgenda Prepare til møderne her i Absalon, men som også bruger løsningen i kommunalt eller regionalt regi. Det her med at de blot bruger den samme platform til alle deres møder gør det super nemt for dem.

Med sikkerheden i fokus

Før PH Absalon tog FirstAgenda Prepare i brug, blev dagsordenerne sendt ud til mødedeltagerne via e-mail forud for møderne. Blev der herefter foretaget ændringer i mødematerialet, blev der sendt e-mails ud på ny - en proces Nanna Ferslev er glad for er blevet erstattet af FirstAgenda Prepare: 

“Med FirstAgenda Prepare har vi fået et enormt fleksibelt mødeværktøj. Hvor vi før i tiden sendte mødematerialet ud manuelt via e-mail, er det hele nu samlet på én platform. Dagsordensamlerne både forbereder og frigiver dagsordenen med få klik, og mødedeltagerne kan altid finde den nyeste version ét samlet sted”. 

Ud over at det er blevet nemmere for mødedeltagerne, at de ikke længere skal rode indbakken igennem for at finde deres mødemateriale, er der ifølge Nanna Ferslev også et vigtigt sikkerhedsmæssigt aspekt i at samle forberedelsen i FirstAgenda Prepare. 

"Før i tiden, når vi sendte mødematerialet ud via e-mails, var vi afhængige af sikkerheden hos modtagernes e-mail konto. På den måde havde vi ikke rigtig nogen kontrol over sikkerheden i forhold til mødematerialet. Med FirstAgenda Prepare er sikkerheden blevet skærpet markant, og det giver en enorm tryghed i brugen”.

Med udgangspunkt i brugernes ønsker 

Med mere end 5 år med FirstAgenda Prepare som deres primære mødeværktøj, har de hos PH Absalon haft mulighed for at følge udviklingen i løsningen. Og netop i forhold til udviklingen af mødeværktøjet, har Nanna Ferslev bemærket, at udviklingen er sket med udgangspunkt i brugernes ønsker
  

“I de år vi har brugt FirstAgenda Prepare, har vi kunnet se den udvikling, der er sket. Her er det meget tydeligt, at det ofte er brugernes ønsker, der er udgangspunktet for de ændringer og tilføjelser, der bliver lavet. Det er enormt fedt, at det er en udviklingsorienteret løsning, og at der rent faktisk bliver lyttet til brugernes ønsker”

— Nanna Ferslev, Sekretariatschef, PH Absalon

Samtidig understreger Nanna, at de udover at få den nødvendige hjælp til udrulningen af løsningen, også altid har mulighed for at få konkrete svar på deres spørgsmål

“Det er efterhånden nogle år siden, vi indledte samarbejdet med FirstAgenda, og det er generelt et rigtig godt samarbejde. De er altid nemme at komme i kontakt med, og der er altid hurtig og konkret hjælp at hente - både fra den kundeansvarlige og fra supporten, og det betyder rigtig meget”.