Den nye digitale hverdag i Esbjerg Kommune

Som landets 6. største kommune, er der mange møder - og dermed også dagsordener og mødereferater, der skal holdes styr på. Derfor valgte Esbjerg Kommune tilbage i 2012 at erstatte de fysiske papirbunker med det digitale mødeværktøj, FirstAgenda Prepare - et valg de er glade for at have truffet.

Esbjerg Kommune stod i foråret 2012 over for en udfordring med håndteringen af store mængder fysiske papirer til mødeforberedelse i kommunens byråd. Derfor blev et konkret ønske om digitalisering af mødeforberedelsen bragt på bordet af byrådet og direktionen, og dette blev, ifølge digitaliseringskonsulent i Esbjerg Kommune, Lene Aggerholm Foverskov, startskuddet til implementeringen af FirstAgenda Prepare.   

“Vi startede i 2012, og det kom som et ønske fra byrådet og direktionen at digitalisere dagsordener, fordi der efterhånden var enorme mængder fysisk papir i omløb. Samtidig var der et ønske om også at få digitaliseret de forskellige formøder”.

Selvom implementeringen af nye digitale værktøjer i en så stor kommune som Esbjerg kan vække bekymring, var det en overraskende nem og gnidningsfri implementering. Esbjerg Kommune igangsatte en overlapningsperiode, hvor papirformatet fortsat var tilgængeligt, men det digitale format blev hurtigt den nye hverdag i Esbjerg

“Det blev taget rigtig godt imod her i kommunen, og både de administrative medarbejdere og politikerne vænnede sig hurtigt til, at de havde alt deres mødemateriale og forberedelse samlet på én digital platform, og det gik faktisk overraskende hurtigt med at få udfaset papirformatet”. 

Også blandt dagsordensamlerne, som bruger en stor del af deres tid med forberedelse i FirstAgenda Prepare, blev værktøjet taget godt imod. Her er det særligt brugervenligheden og simpliciteten i løsningen, der gjorde det nemt at tage i brug, forklarer Nadia Nielsen, der er dagsordensamler i en række udvalg i Esbjerg Kommune
 

“Det er både simpelt og brugervenligt - og det er uanset alder og it-kyndighed. Det er nemt at samle de forskellige dagsordener og mødemateriale, og man har fuldt overblik over de forskellige mødedeltagere og kan frigive dagsordenen med ganske få klik.”

— Nadia Nielsen, Dagsordensamler

Agnieszka Jankowski, der ligeledes er dagsordensamler i en række udvalg nikker genkendende til brugervenligheden i løsningen. Samtidig er hun glad for at have det hele samlet og nemt at kunne udsende ændringer - enten med eller uden notificering

“Det er nemt og overskueligt - både for os som dagsordensamlere, men også for mødedeltagerne, som altid ved, at de kan finde mødematerialet ét sted. Samtidig er det nemt for os som dagsordensamlere, når vi skal lave større eller mindre ændringer i dagsordenen. Vi opdaterer blot materialet i FirstAgenda Prepare, og så kan vi selv vælge, om vi ønsker at notificere mødedeltagerne om, at der blevet foretaget ændringer i mødematerialet”.  

Nem oplæring med e-læringskurser

I forbindelse med opstarten og oplæringen i FirstAgenda Prepare - og senere FirstAgenda Management, har Esbjerg Kommune som supplement til deres fysiske undervisning, også benyttet FirstAgendas e-læringskurser. Her var e-læringskurserne delt op i forskellige moduler, noget som ifølge systemansvarlig for Prepare i Esbjerg Kommune, Yovana Hinrichsen, har været en god oplevelse

“Det fungerede upåklageligt. E-læringskurserne er opdelt i forskellige moduler, som er tilpasset de forskellige roller som administrator, dagsordensamler og mødedeltager. Her logger brugerne bare på med deres kommune-login og kan herefter selv melde sig til de kurser, de skal igennem. På den måde kan de få suppleret den fysiske undervisning med onlinekurser i deres eget tempo”. 

Højt niveau af sikkerhed og support

Når man arbejder med både forberedelse, afholdelse og efterbehandling af møder i en kommune, er der nogle sikkerhedsmæssige standarder, der skal overholdes. Netop i forhold til det sikkerhedsmæssige spørgsmål er Nadia Nielsen glad for, at de med FirstAgenda Prepare, har det hele samlet på en sikker platform

“I de udvalg, hvor jeg forbereder dagsordener, kommer der ofte nogle tilføjelser eller ændringer i sidste øjeblik. Her er det rart, at jeg ikke skal sende mails ud med mødematerialet, da du aldrig kan være helt sikker på, hvor det lander”

— Nadia Nielsen, Dagsordensamler

Udover det høje niveau af sikkerhed, føler Nadia også, at de bliver mødt af et højt niveau teknisk support. 

“Generelt føler jeg, at vi bliver mødt af en både hurtig og hjælpsom support lige meget om vi henvender os telefonisk eller via e-mail. De ved hvor afhængige vi er af systemet, og derfor slipper de os heller ikke før problemet er løst, og det giver en god tryghed”. 

Samme oplevelse har Yovana. Samlet set har Esbjerg Kommune gennemført mere end 10.000 møder, siden de implementerede FirstAgenda Prepare som deres primære mødeværktøj, og Yovana har kun rosende ord til overs i forhold til samarbejdet med FirstAgenda

“Vi har generelt et rigtig godt og behageligt samarbejde med FirstAgenda. Løsningen er generelt enormt driftssikker, og det er meget sjældent, at vi oplever udfordringer. Skulle vi støde på udfordringer, så ved vi, at supporten sidder klar i den anden ende til at hjælpe os, og det er vi super glade for”.