Agile-implementering ga næring til publisering av dagsordenen vår

Esbjerg kommune ønsket en enkel og effektiv digitalisering av dagsordenpubliseringen, som også kunne fungere sammen med deres eksisterende systemer. En smidig og effektiv samarbeidsprosess sørget for at dette ble en realitet.

Arbeidet med referater er ofte en arbeidskrevende prosess preget av utallige manuelle arbeidsflyter, noe som var en gjenkjennelig situasjon i Esbjerg kommune. Her var de ansatte frustrerte over arbeidsmengden som var forbundet med å legge ut et gitt sett med referater. Prosessen tok lang tid og krevde at den ansvarlige husket alle aktiviteter gjennom hele arbeidsflyten. Siden kommunen også var i ferd med å implementere en ny nettside, var det nødvendig å digitalisere publiseringen av sakslister.

Kjennskap til løsningen effektiviserer prosessen

Esbjerg kommune brukte allerede FirstAgenda Prepare til å planlegge og administrere møter, og siden FirstAgendas verktøy for agendapublisering FirstAgenda Publication enkelt kunne integreres med løsningen, var det ikke langt fra behov til det første møtet med FirstAgenda. Her ble Publication presentert for representanter fra kommunen, og det ble deretter etablert et effektivt samarbeid om implementeringsprosessen mellom kommunen og FirstAgenda.

"Presentasjonen var veldig grei, og vi kunne raskt se at mange av behovene våre ble dekket i løsningen. FirstAgenda introduserte umiddelbart prosjektlederen, og så var det bare å sette i gang med implementeringen", sier Martin Vinter, digitaliseringskonsulent i Esbjerg kommune.

"Det har definitivt vært en smidig prosess fra start til slutt. Det tok ikke lang tid fra vi forhørte oss om muligheten for den nye funksjonen til FirstAgenda begynte å jobbe for å støtte våre behov."

- Martin Dahlstrøm Vinter, digitaliseringskonsulent

Vellykket implementering sikrer effektiv journalføring

Etter at oppstartsperioden var godt i gang og bruken av løsningen var blitt integrert i den daglige driften, begynte kommunen å identifisere et spesifikt problem som var unikt for deres daglige arbeidsflyt og derfor ikke standard i FirstAgenda Publication. Dette var et ønske om å kunne tilpasse publiseringstidspunktet for dagsordenvarsler for å gjøre det enklere å journalføre i etterkant.

"Det har definitivt vært en smidig prosess fra start til slutt. Det tok ikke lang tid fra vi forhørte oss om muligheten for den nye funksjonen til FirstAgenda begynte å jobbe for å støtte våre behov", sier Martin Vinter.

I den daglige arbeidsflyten har FirstAgenda Publication eliminert flere manuelle prosesser, og dermed redusert antall irritasjonsmomenter i forbindelse med publisering av sakslister. Den effektive implementeringen av løsningen i kommunens arbeidsflyt har gitt de ansvarlige ny energi, og ifølge Martin Vinter er målet å innlemme et større antall prosesser i nær fremtid.

"Publication har satt fart i mange av arbeidsprosessene våre og eliminert mye internt stress", avslutter Martin Vinter.