Sæt jeres møder i system og spar værdifuld tid

Strukturer jeres møderækker og effektiviser beslutning-processen 

Større organisationer og bestyrelser

I større virksomheder og organisationer kan møder og mødeforberedelse nemt blive en ressourcekrævende opgave. 

Med en samlet mødeløsning og med faste møderækker i organisationens forskellige udvalg sparer du værdifuld tid - og med vores forberedelsesværktøjer har dig og dine mødedeltagere altid et overskueligt overblik over mødematerialet og forberedelse - både før, under og efter mødet. 

Egne mødeskabeloner

Ikon med to stykker papirer i

Afholder I gentagne møder, der ligner hinanden, har I mulighed for at bygge jeres egne mødeskabeloner. På den måde effektiviserer I processen og sikrer en ensartet struktur og format i jeres mødemateriale.

Et dokument-ikon med en cirkel rundt om

Procesoverblik

Få det fulde overblik over møder og udvalg samt hvilke opgaver, der fortsat afventer input. Du får også overblik over godkendelsesforløb, kommende deadlines og indkomne kommentarer. Dermed har den individuelle bruger altid overblikket over deres opgaver i hele dagsordensprocessen. 

Forbered referatet

Ikon med dokument med to flueben og en rød blyant

Ønsker du at udgive referatet umiddelbart efter mødets afslutning, kan du forberede referatet allerede inden mødet. Her kan du påføre fremmøde, dato, dagsorden og diskussionspunkter i god tid inden udgivelsen. 

Grafisk illustration af mødeoversigten i FirstAgenda Management

Effektivisering af mødet

Ikon med en rød personfigur og en taleboble

Uforberedte mødedeltagere sænker kvaliteten af mødet og forsinker beslutningsprocessen. For at sikre en effektiv mødeafholdelse har mødedeltagerne mulighed for at tage noter, lave markeringer og dele kommentarer så snart dagsordenen bliver frigivet. 

Versionering af møder

Ikon med et rødt dokument og en cirkel med en pil rundt om

Opdaterede versioner af en dagsorden kan hurtigt forsvinde i mængden, hvis de bliver sendt via mail. Med mødeløsningen vil mødedeltagerne altid sidde med de nyeste mødedokumenter og dagsorden. Mødedeltagerne kan tilmed notificeres, når nye versioner frigives. 

Send til gennemlæsning

Skærm med en rød smiley i hjørnet

Ønsker du at sende mødet forbi en eller flere udvalgte mødedeltagere, før mødet frigives til hele udvalget, kan du benytte gennemlæsningsfunktionen. På den måde sikrer du en høj kvalitet af mødematerialet og dermed en bedre mødeproces. 

Oversigt over funktionaliteter i FirstAgendas mødesuite

Som større virksomhed eller organisation vil vi som udgangspunkt anbefale at benytte henholdsvis FirstAgenda Management og FirstAgenda Prepare som jeres mødeværktøjer. 

Nedenfor kan du få et overblik over funktionaliteterne i FirstAgenda Management og FirstAgenda Prepare. Du kan også nemt udforske funktionaliteterne fra vores øvrige produkter - hele vores mødesuite har sømløse integrationer til hinanden. 

Logo med FirstAgenda Prepare

    • Simpel mødeoprettelse

    • Versionering af dagsordener/dokumenter

    • Send til gennemlæsning

    • Håndtering af fortroligt materiale

    • Brugerrettigheder på forskellige niveauer

    • Godkendelsesfunktion

    • 2-faktor login eller ADFS login (SSO)

    • Forberedelsesværktøjer

    • Søgning på tværs

    • PDF genering på dagsorden, punkt og dokument niveau

    • Automatisk sletning af møder

    • Webapp + iPadOS app

    • Integration til ESDH (SBSYS, GetOrganized, KMD Nova, Acadre MM, Public 360, Fujitsu Edoc, Elements, mm)

    Læs mere om Prepare

Logo med FirstAgenda Management

    • Detaljeret mødeoprettelse

    • Skabeloner på flere niveauer

    • Opsætning af møderækker

    • Opsætning af deadlines

    • Overblik over opgaver og mødeproces

    • Samarbejde på punktniveau

    • Integration til Prepare

    • Brugerrettigheder på forskellige niveauer

    • Web app

    • Integration til ESDH (Workzone, Workpoint, IMS Case)

    Læs mere om Management

Logo med FirstAgenda Live

    • Håndtering af fremmøde

    • Automatisk indkaldelse af stedfortrædere

    • Brugerrettigheder på flere niveauer

    • Håndtering af forslag både før og under mødet

    • Styring af og tilmelding til talerliste både før og under mødet

    • Afholdelse af afstemninger

    • Liste-, a/b og anonym afstemning

    • Automatisk generering af referat

    • Storskærmsvisning

    • Habilitetsvurdering

    • Integration til Prepare

    • Integration til EDSH (Elements)

    Læs mere om Live

Logo med FirstAgenda Publication

    • Offentliggørelse af dagsorden og referat

    • Egen styling

    • Abonnere på dagsordener/referater

    • Integreret iFrame eller selvstændigt site

    • Søgning på tværs

    • Hent som PDF

    • Mulighed for adgangsbegrænsning

    • Gruppering af udvalg

    • Udsæt publicering

    Læs mere om Publication

Hør det fra vores kunder

Blå cirkel med pil og et link til at læse om flere cases

Sikkerhed

Ikon med en hængelås og et rødt nøglehul

Fortroligt materiale

For at sikre jeres mødemateriale både før, under og efter mødet har du mulighed for kun at holde punkter og bilag åbne for specifikke personer. På den måde har I altid fuld kontrol over, hvem der har adgang til hvad.

Har I samtidig en politik om at slette afholdte møder efter et specifikt antal dage, kan dette automatiseres, så I bevarer overblikket og sikrer, at gammel mødemateriale ikke ligger tilgængeligt. 

Ikon med en hængelås og en rød person

Login

Måske har I et krav om 2-faktor login, mens andre blot anbefaler der. I mødeløsningen kan I som organisation selv vælge, hvorvidt det skal være et krav eller frivilligt. Under alle omstændigheder vil det altid være muligt for den enkelte mødedeltager at slå 2-faktor login til. 

Ikon med en bærbar computer og et rødt hjerte

GDPR compliant

Når du bruger mødeløsningen er du altid sikker på, at du overholder de gældende regler inden for for GDPR. Eksempelvis bliver Jeres data hostet i et sikkert miljø, mens både upload og download af dokumenter krypteres via HTTPS-protokol. 

Blå cirkel med pil og et link til at læse om flere cases

FirstAgenda har leveret digitale mødeløsninger siden 2011

97%

200+

Af de danske kommuner anvender Prepare

500k+

Bestyrelser

46k+

Afholdte møder i Prepare

Brugere

Læs mere om offentlige organisationer og bestyrelser

Blå cirkel med pil og et link til at læse om flere cases

Få en præsentation af FirstAgendas mødesuite

Bare tag fat i Aleksander

Aleksander Pedersen

+ 45 24 48 47 89
alp@firstagenda.com