Säkert, effektivt och utmärkt integration

Under 2019 övergick den danska överklagandenämnden (Ankestyrelsen) till att använda FirstAgenda Prepare för alla ärendeområden, och övergången till en digital möteslösning har optimerat ett antal processer kring mötena.

"Vi har gått från att skicka mötesmaterial till externa mötesdeltagare på krypterade USB-minnen per post till att kunna göra allt via Prepare. Det har haft en mycket positiv inverkan på arbetsflödet.
Särskilt positivt är det när det kommer nya mötesdeltagare, då vi snabbt kan ge dem tillgång till materialet via Prepare"

- Fakhria Rehman, projektledare vid danska Ankestyrelsen

En säker lösning som uppfyller kraven i GDPR och dataskydd

Utöver den betydande effektiviseringen har det också funnits ett starkt fokus på säker distribution och sluten tillgång till materialet på grund av den stora mängden känsligt personligt material. FirstAgenda Prepare har därmed bidragit till att skydda medborgarnas data.

"Genom att byta till FirstAgenda Prepare bidrar vi tydligt till att bättre uppfylla kraven i GDPR och dataskydd, eftersom vi inte längre använder krypterade USB-minnen, som riskerar att försvinna vid leverans och kan komma i orätta händer.

På vår Prepare -lösning har vi idag också aktiverat 2-faktorinloggning, vilket bidrar till att öka säkerheten och säkerställa att vårt mötesmaterial ENDAST nås av rätt personer"

- Fakhria Rehman, projektledare vid danska Ankestyrelsen

Utmärkt integration

Förutom att Prepare i sig bidrar till att effektivisera arbetsflöden har även samspelet mellan befintliga professionella system - i detta fall Public 360 - varit av stor betydelse för att arbeta mer effektivt

"För vår administration på danska Ankestyrelsen är det faktiskt ganska genialt att det finns en direkt koppling mellan vårt ärendehanteringssystem och mötesportalen. Istället för att behöva skicka mötesmaterial per post trycker vi bara på en knapp, och tio minuter senare kan de utnämnda och handläggarna läsa materialet på portalen."

"När ytterligare bilagor läggs till ett planerat möte uppdaterar vi helt enkelt vårt professionella system och mötesmaterialet uppdateras automatiskt i Prepare. Tidigare var vi tvungna att skicka uppdaterat material per post. Det fick vi också göra om vi fick en avbokning och behövde en ny utsedd mötesdeltagare. Nu tar vi bara bort en behörig person och lägger till en ny, vilket sparar oss mycket arbete i vårt dagliga arbete" - Teamkoordinator i Team Nævn, Rikke Lausten.

Ett starkt samarbete med kunden i fokus

När man samarbetar med FirstAgenda blir man som kund tagen seriöst och de sätter en ära i att ge noggrann och effektiv support.

"Samarbetet med FirstAgenda är bra. I vardagen är deras supportfunktion supersnabb och redo att hjälpa till direkt.

Statens överklagandenämnd har också bidragit med inspel till funktionalitet som kan effektivisera nämndens verksamhet. Flera av dessa inspel har resulterat i ny funktionalitet, där samarbetet kring utvecklingen har fungerat riktigt bra och vi är supernöjda med de lösningar vi gemensamt har hittat."

- Fakhria Rehman, projektledare vid danska Ankestyrelsen