Spara timmar varje vecka med automatisk publicering av agendor

Herlevs kommun har automatiserat processen med att göra färdiga dagordningar tillgängliga på webbplatsen, vilket minimerar det manuella arbetet med flera timmar. Samtidigt har de gett medborgarna möjlighet att prenumerera på de nämnder som passar dem.

Herlevs kommun upplevde att deras nuvarande process för att publicera dagordningar hade utrymme för förbättringar, eftersom medborgarna efterfrågade funktioner som möjligheten att prenumerera på nyheter om enskilda instanser som inte var möjliga i den tidigare lösningen. Kommunen ville också göra dagordnings- och protokolldata från FirstAgenda Prepare tillgängliga på webbplatsen snabbare och mer effektivt än tidigare.

Med FirstFirstAgenda Publication har kommunen nu kapat timmar av manuellt arbete från denna process och ökat funktionaliteten för publicering av agendor.

Enkel lösning ger stor effekt

Medarbetarna på Herlevs kommun hade blivit rekommenderade FirstFirstAgenda Publication av kollegor från andra kommuner, men de förväntade sig inte att lösningen skulle göra ett så stort intryck på dem.

"Plattformen fångade vårt intresse från början med en tydlig och funktionell design som verkade mycket intuitiv att använda", säger Aleksandra Novovic, Executive Secretary på Herlevs kommun.

Implementeringen var snabb och effektiv, och i de fall där funktioner inte fungerade eller tog lång tid att implementera var responsen snabb.

"Saker som inte fungerade åtgärdades snabbt, och FirstAgenda var mycket vänlig att uppdatera webbplatsen regelbundet när det uppstod tekniska problem", säger Aleksandra Novovic.

"FirstFirstAgenda Publication har gjort vårt arbete med dagordningar mycket enklare. Vi behöver inte längre krångla till processen eftersom systemet själv lägger upp allt på hemsidan."

- Aleksandra Novovic, verkställande sekreterare

Enkel mötespublicering

FirstFirstAgenda Publication har nu helt ersatt det gamla systemet, och enligt Aleksandra Novovic har resultaten varit positiva för både anställda och medborgare.

"Det har varit förvånansvärt enkelt att börja använda FirstFirstAgenda Publication . När alla alternativ var inställda i vårt system och vi kom igång kändes det otroligt enkelt", säger Aleksandra Novovic.

FirstFirstAgenda Publication kan du söka efter specifika kommittéer och sortera dem efter datum, och relevanta data laddas automatiskt upp till kommunens system via plattformen. Samtidigt har medborgarna möjlighet att prenumerera på de kommittéer som de är intresserade av, så att de automatiskt får meddelanden när ny information läggs ut.

"Vi sparar mycket manuellt arbete och tid på att publicera dagordningarna, och medborgarna är mycket nöjda med prenumerationsfunktionen. Vi brukade få många förfrågningar om att skicka olika protokoll och dagordningar till vissa medborgare, men sedan FirstFirstAgenda Publication inrättades har vi inte fått en enda", säger Aleksandra Novovic.

Medarbetarna delar medborgarnas entusiasm

Herlevs kommuns medarbetare har välkomnat FirstFirstAgenda Publication , där de ansvariga medarbetarna är väl förtrogna med systemet. Samtidigt har flera medarbetare registrerat sig för att få meddelanden från systemet, och Aleksandra Novovic är nöjd med det positiva mottagandet.

"FirstFirstAgenda Publication har gjort vårt arbete med agendor mycket enklare. Vi behöver inte längre krångla med processen, eftersom systemet laddar upp allt till hemsidan själv. Lösningen är heltäckande och vi sparar flera timmars arbete per vecka", avslutar Aleksandra Novovic.