Den nya digitala vardagen i Esbjerg kommun

Som landets 6:e största kommun är det många möten - och därmed också dagordningar och mötesprotokoll att hålla reda på. Därför beslutade Esbjerg kommun redan 2012 att ersätta de fysiska pappershögarna med det digitala mötesverktyget FirstAgenda Prepare - ett val de är glada över att ha gjort.

Under våren 2012 stod Esbjerg kommun inför en utmaning när det gällde hanteringen av stora mängder fysiskt pappersarbete för mötesförberedelser i kommunens kommunfullmäktige. En specifik begäran om digitalisering av mötesförberedelser lades därför fram av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen, och enligt Lene Aggerholm Foverskov, digitaliseringskonsult på Esbjerg kommun, var detta startpunkten för implementeringen av FirstAgenda Prepare .   

"Vi började 2012, och det kom som en förfrågan från kommunfullmäktige och ledningen om att digitalisera dagordningar, eftersom det nu fanns enorma mängder fysiskt papper i omlopp. Samtidigt fanns det också en önskan om att digitalisera de olika formella mötena."

Även om implementeringen av nya digitala verktyg i en så stor kommun som Esbjerg kan väcka oro, var det en förvånansvärt enkel och smidig implementering. Esbjerg kommun inledde en överlappningsperiod där pappersformatet fortfarande var tillgängligt, men det digitala formatet blev snabbt det nya normala i Esbjerg

"Det togs emot mycket väl här i kommunen, och både den administrativa personalen och politikerna vande sig snabbt vid att ha allt sitt mötesmaterial och alla förberedelser samlade på en digital plattform, och det gick faktiskt förvånansvärt snabbt att fasa ut pappersformatet." 

Verktyget togs också väl emot av dagordningssamlarna, som tillbringar en stor del av sin tid med att förbereda FirstAgenda Prepare . Här är det särskilt användarvänligheten och enkelheten i lösningen som gjorde den lätt att använda, förklarar Nadia Nielsen, som är dagordningssamlare i ett antal kommittéer i Esbjerg kommun
 

"Det är både enkelt och användarvänligt - och det gäller oavsett ålder och IT-kunskaper. Det är lätt att samla ihop de olika agendorna och mötesmaterialet, och man har full överblick över de olika mötesdeltagarna och kan släppa agendan med bara några klick."

- Nadia Nielsen, Agenda-samlare

Agnieszka Jankowski, som också är dagordningssamlare i ett antal kommittéer, erkänner lösningens användarvänlighet. Samtidigt är hon glad över att ha allt på ett ställe och att enkelt kunna skicka ut ändringar - antingen med eller utan meddelande

"Det är enkelt och tydligt - både för oss som agendasamlare, men också för mötesdeltagarna som alltid vet att de kan hitta mötesmaterialet på ett och samma ställe. Samtidigt är det enkelt för oss som agendasamlare när vi behöver göra större eller mindre förändringar i agendan. Vi uppdaterar helt enkelt materialet i FirstAgenda Prepare och sedan kan vi välja om vi vill meddela mötesdeltagarna att ändringar har gjorts i mötesmaterialet."  

Enkel utbildning med e-learningkurser

I samband med uppstart och utbildning i FirstAgenda Prepare - och senare FirstAgenda Management , använde Esbjerg kommun också FirstAgendas e-learningkurser som ett komplement till sin fysiska utbildning. E-learningkurserna var uppdelade i olika moduler, vilket enligt Yovana Hinrichsen, systemansvarig för Prepare i Esbjerg kommun, har varit en bra erfarenhet

"Det fungerade klockrent. E-learningkurserna är uppdelade i olika moduler som är anpassade till de olika rollerna som administratör, agendasamlare och mötesdeltagare. Här loggar användarna helt enkelt in med sin kommuninloggning och kan sedan anmäla sig till de kurser de behöver gå. På så sätt kan de komplettera den fysiska utbildningen med onlinekurser i sin egen takt." 

Hög nivå av säkerhet och support

När man arbetar med att förbereda, organisera och efterarbeta möten i en kommun finns det vissa säkerhetsstandarder som måste följas. När det gäller säkerhet är Nadia Nielsen nöjd med att de med FirstAgenda Prepare har allt samlat på en säker plattform

"I de utskott där jag förbereder dagordningar blir det ofta några tillägg eller ändringar i sista minuten. Det är skönt att jag inte behöver skicka ut mejl med mötesmaterialet, eftersom man aldrig kan vara säker på var det hamnar."

- Nadia Nielsen, Agenda-samlare

Förutom den höga säkerhetsnivån upplever Nadia också att de möts av en hög nivå av teknisk support. 

"Generellt tycker jag att vi får snabb och hjälpsam support oavsett om vi kontaktar dem via telefon eller e-post. De vet hur beroende vi är av systemet, så de släpper oss inte förrän problemet är löst, vilket ger oss sinnesro." 

Yovana har samma erfarenhet. Totalt sett har Esbjerg kommun genomfört mer än 10 000 möten sedan de implementerade FirstAgenda Prepare som sitt primära mötesverktyg, och Yovana har bara lovord för samarbetet med FirstAgenda

"Vi har generellt ett riktigt bra och trevligt samarbete med FirstAgenda. Lösningen är generellt mycket driftsäker och vi upplever väldigt sällan några utmaningar. Om vi skulle stöta på utmaningar vet vi att supportteamet är redo att hjälpa oss i andra änden, och det är vi väldigt glada för."