PH Absalon har effektiviserat och professionaliserat sina mötesprocesser

När PH Absalon anordnar styrelsemöten, ledningsgruppsmöten och möten i ett stort antal av sina olika kommittéer använder de FirstAgenda Prepare som sitt primära mötesverktyg. Här har de möjlighet att samla och distribuera sina mötesförberedelser på en enda plattform - till stor nytta för både mötesdeltagare och agendasamlare.

När University College Absalon började använda FirstAgenda Prepare 2018 var det med förhoppningen att stärka och effektivisera sina mötesprocesser. De behövde ett verktyg som skulle göra det möjligt för dem att på ett säkert sätt samla in och distribuera sina mötesförberedelser. Efter att ha testat FirstAgenda Prepare i ett antal styrelse- och ledningsmöten var de inte i tvivel om valet av sitt framtida mötesverktyg, enligt Nanna Ferslev, Head of Secretariat:

"Det var generellt stor tillfredsställelse med FirstAgenda Prepare - både bland styrelse- och direktionsmedlemmar, men också bland agendasamlare. Det är en flexibel och användarvänlig plattform som gör förberedelserna enkla för agendasamlare och mötesdeltagare - och den bidrar till att professionalisera både förberedelserna och genomförandet av våra möten." 

Förutom att professionalisera möten bidrar FirstAgenda Prepare också till att effektivisera mötesprocessen. Till exempel påpekar hon att det har blivit mycket enklare att vara agendasamlare.

"För agendasamlarna har det blivit mycket enklare att distribuera mötesmaterialet. FirstAgenda Prepare Vi har allt på en plattform där vi enkelt och snabbt kan lägga till ytterligare mötesmaterial utan att störa mötesdeltagarna - de hittar helt enkelt den uppdaterade versionen i"

- Nanna Ferslev. Chef för sekretariatet, PH Absalon

Enligt Nanna Ferslev har även mötesdeltagarna nytta av mötesverktyget. 

"De har hela dagordningen och relaterade dokument på FirstAgenda Prepare , och kan göra både markeringar och anteckningar, samtidigt som de delar kommentarer med andra mötesdeltagare. Detta bidrar till att säkerställa att alla kommer väl förberedda till mötena." 

Även om FirstAgenda Prepare var en ny bekantskap för många på Absalon när de implementerade lösningen 2018, var det fortfarande flera styrelseledamöter som var bekanta med mötesverktyget. Något som Nanna Ferslev ser som en stor fördel

"Vi har flera externa styrelseledamöter som använder FirstAgenda Prepare för möten här på Absalon, men som också använder lösningen i kommunala eller regionala organisationer. Det faktum att de helt enkelt använder samma plattform för alla sina möten gör det superenkelt för dem.

Med säkerhet i fokus

Innan PH Absalon började använda FirstAgenda Prepare skickades dagordningarna ut till mötesdeltagarna via e-post före mötena. Om det därefter gjordes ändringar i mötesmaterialet skickades e-postmeddelanden ut igen - en process som Nanna Ferslev är glad över att se har ersatts av FirstAgenda Prepare : 

"Med FirstAgenda Prepare har vi nu ett extremt flexibelt mötesverktyg. Tidigare skickade vi ut mötesmaterial manuellt via e-post, men nu finns allt samlat på en plattform. Agendasamlarna förbereder och publicerar agendan med bara några klick, och mötesdeltagarna kan alltid hitta den senaste versionen på ett och samma ställe." 

Enligt Nanna Ferslev finns det, förutom att det har blivit enklare för mötesdeltagarna som inte längre behöver leta i sin inkorg för att hitta sitt mötesmaterial, även en viktig säkerhetsaspekt i att centralisera förberedelserna till FirstAgenda Prepare . 

"När vi tidigare skickade ut mötesmaterial via e-post var vi beroende av säkerheten i mottagarens e-postkonto. På så sätt hade vi egentligen ingen kontroll över mötesmaterialets säkerhet. Med FirstAgenda Prepare har säkerheten skärpts avsevärt och det ger oss en enorm trygghetskänsla när vi använder det."

Baserat på användarnas önskemål 

Med mer än 5 års användning av FirstAgenda Prepare som sitt primära mötesverktyg har PH Absalon haft möjlighet att följa utvecklingen av lösningen. Och särskilt när det gäller utvecklingen av mötesverktyget har Nanna Ferslev lagt märke till att utvecklingen har baserats på användarnas önskemål
  

FirstAgenda Prepare"Under de år som vi har använt har vi kunnat se den utveckling som har skett. Det är väldigt tydligt att det ofta är användarnas önskemål som är utgångspunkten för de förändringar och tillägg som görs. Det är bra att det är en utvecklingsorienterad lösning och att man faktiskt lyssnar på användarnas önskemål."

- Nanna Ferslev, chef för sekretariatet, PH Absalon

Samtidigt betonar Nanna att de, förutom att få den hjälp som behövs för att rulla ut lösningen, alltid kan få konkreta svar på sina frågor

"Det är några år sedan vi började arbeta med FirstAgenda, och det är generellt ett riktigt bra samarbete. De är alltid lätta att komma i kontakt med och det finns alltid snabb och konkret hjälp att få - både från kundansvarig och från supporten, vilket betyder mycket."