Favrskov kommun: 13 år av effektiva mötesförberedelser

FirstAgenda Prepare Sedan 2011 har Favrskov kommun använt Favrskov som sitt primära verktyg för digitalt mötesmaterial. Det gör dem till en av de första kommunerna som använde mötesverktyget - ett mötesverktyg som har räddat dem från besvärliga arbetsflöden och bidragit till både enkel och säker distribution av deras mötesmaterial.

FirstAgenda Även om det var många år sedan minns Ulrich Zickert, chef för borgmästarens kontor och HR i Favrskov kommun, fortfarande tiden innan. Han minns särskilt förpackningen och distributionen av kommunfullmäktiges mötesmaterial som en omfattande process.

FirstAgenda"Innan vi fick , gjorde vi dagordningar för de olika mötena på papper. Det var stora pappershögar som skulle skrivas ut, sorteras, packas och sedan skickas med bud till de olika mötesdeltagarnas privata adresser. Det var ett stort jobb som kunde ta större delen av en dag." 

Den tidskrävande och manuella processen skapade också utmaningar om ändringar eller tillägg gjordes i mötesmaterialet före mötet. FirstAgenda Utgångspunkten för introduktionen var en tydlig önskan att effektivisera arbetsflödena och digitalisera mötesförberedelserna.

"Vi hade en tydlig önskan om att både effektivisera och digitalisera mötesförberedelserna. FirstAgenda Det var i det sammanhanget som vi började arbeta med , och vi insåg snabbt att vi kunde spara en del ganska tunga arbetsflöden i samband med produktion och distribution av mötesmaterial."

- Ulrich Zickert, sekretariatschef, Favrskovs kommun

Enkel koppling mellan ESDH och FirstAgenda

När man implementerar nya system och arbetsflöden i en kommun är det avgörande att de nya systemen fungerar bra tillsammans. FirstAgenda Detta var också en av Ulrich Zickerts farhågor inför implementeringen 2011. Dessa farhågor ersattes dock snabbt av tillfredsställelse med den nya lösningen.

FirstAgenda"För oss är det avgörande att det finns en enkel koppling mellan vårt EDRM-system och . Det är viktigt att systemen fungerar bra tillsammans och att det finns ett smidigt gränssnitt mellan de system vi använder för vår agendaproduktion. FirstAgenda Det här är en av de saker som har fungerat riktigt bra redan från början med ."

Förutom en enkel anslutning till andra system var det också viktigt med en intuitiv och användarvänlig lösning, eftersom det i första hand är de dagliga användarna som ska uppleva fördelarna. Ulrich Zickert minns en framgångsrik och relativt enkel implementeringsprocess - men också en implementeringsprocess där många användare var tvungna att vänja sig vid ett nytt sätt att förbereda möten.

"Jag minns tillbaka till en ganska enkel implementering. Det gäller både den tekniska implementeringen och hur användarna tog emot lösningen. Självklart måste man vänja sig vid ett nytt sätt att förbereda möten, men lösningen togs snabbt emot av användarna, och det beror till stor del på att den är så användarvänlig."

Nära samarbete - tillsammans för utveckling

FirstAgenda Med mer än 13 års erfarenhet av , har Ulrich Zickert haft möjlighet att både följa och påverka utvecklingen av möteslösningen längs vägen. Ulrich upplever stor lyhördhet och uppmärksamhet för deras användning och erfarenheter av lösningen. 

FirstAgenda "Jag upplever generellt ett stort intresse och nyfikenhet - både från användarsidan men också från administratörssidan. Vi blir ofta ombedda att komma med synpunkter på nya, potentiella tillägg eller förändringar i systemet och det är roligt att få vara delaktig på det sättet." 

Ulrich Zickert har också varit med och testat nya funktioner och ändringar i systemet vid flera tillfällen, och han uppskattar generellt det nära samarbetet.

"Jag tycker att vår feedback tas emot mycket väl. Det är en stor fördel att vi har möjlighet att påverka något i en riktning som vi tycker är rätt och som passar in i våra arbetsflöden."

- Ulrich Zickert, sekretariatschef, Favrskovs kommun

Alla förberedelser på ett och samma ställe

FirstAgenda"Enligt min och de allra flesta användares erfarenhet är mötesförberedelserna enkla och tydliga i . Användarna har alla sina mötesförberedelser på ett och samma ställe, de kan skriva personliga anteckningar och dela kommentarer med varandra - och det är lätt att navigera i stora mötesmaterial."

FirstAgenda Samtidigt betonar Ulrich Zickert att det är enkelt att administrera både skapande av användare och åtkomst, så att man till exempel kan begränsa och styra åtkomsten till konfidentiellt material.

"Möjligheten att begränsa tillgången till konfidentiellt material till vissa användare och mötesforum uppfyller i hög grad våra krav. Den goda åtkomstkontrollen bidrar till tryggheten och säkerheten i vårt arbete."

När behovet av stöd uppstår

Politiska möten och snäva deadlines går ofta hand i hand. Därför är det också viktigt, enligt Ulrich Zickert, att stödet är tillgängligt och kompetent när det behövs.

FirstAgenda "Den support vi upplever hos är både kompetent och lyhörd. De visar också en stor förståelse för att vi arbetar med snäva deadlines. Jag upplever att supporten alltid svarar snabbt och arbetar snabbt för att lösa de problem som kan uppstå så att vi kan hålla vår deadline."