FirstAgenda Prepare har skapat en översikt på Energi Viborg

När energibolaget Energi Viborg förbereder sig inför sina styrelsemöten är det med mötesverktyget FirstAgenda Prepare till hands. På så sätt har ordförandeskapet möjlighet att få en överblick över styrelseärendena innan de släpps till styrelseledamöterna, som sedan kan påbörja sina förberedelser. 

Med 7 olika styrelser i Energi Viborg är det en stor uppgift för ordförandeskapet att hålla en översikt över sina styrelseärenden före styrelsemötena. Därför beslutade VD Mette Urup och resten av Energi Viborg redan 2019 att implementera FirstAgenda Prepare som sin primära plattform för mötesförberedelser. 

FirstAgenda Prepare "Under 2019 valde vi att implementera som vårt primära mötesverktyg, och det är vi väldigt glada för. Vi använder det mycket i samband med vårt styrelsearbete, och det börjar redan med våra ordförandemöten. Här får vi i presidiet en överblick över de preliminära styrelseärendena och kan både diskutera ärendena och använda de olika förberedelseverktygen så att vi är bäst förberedda inför de faktiska styrelsemötena"

- Mette Urup, verkställande direktör Direktör Energi Viborg

Förutom att ordförandeskapet i sig har en fullständig översikt över styrelseärendena fram till styrelsemötena, är det också en stor hjälp för styrelseledamöterna i deras mötesförberedelser, enligt Mette Urup 

"Så fort vi har board casen på plats släpps de till styrelseledamöterna på FirstAgenda Prepare , varefter de kan påbörja sina förberedelser. Här använder de anteckningsfunktionen, markeringar och delade kommentarer, och som VD har jag intrycket att styrelsen är mycket nöjd med mötesverktyget."

Lätt att använda - kom igång snabbt

Med 7 olika styrelser i Energi Viborg är det inte ovanligt att nya styrelseledamöter tillkommer. Det är här Mette Urup pekar på fördelen med att ha en fullständig överblick i en digital möteslösning - något som står i skarp kontrast till tidigare lösningar. 

"När nya styrelseledamöter ansluter är det en stor fördel att vi kan släppa in dem på FirstAgenda Prepare där de kan få en överblick över tidigare ärenden. Detta var något svårare tidigare. Nu har de en tydlig översikt över alla tidigare ärenden och mötesmaterial och kan snabbt komma in i arbetet." 

När Energi Viborg implementerade FirstAgenda Prepare redan 2019 var det som en direkt ersättning för ett mycket tungt system i en pathfinder-modell där ärenden manuellt måste samlas in i PDF-filer och sedan placeras i olika mappar för de enskilda styrelseledamöterna.

Därför var ledningen också spänd på att se hur det skulle tas emot av styrelseledamöterna. Mette Urup minns dock en enkel och smidig implementering av IT-lösningen, där hon förutom lösningens användarvänlighet också påpekar att ett stort antal av styrelseledamöterna redan kände till mötesverktyget i förväg

"När vi började för cirka fem år sedan kände många av styrelseledamöterna redan till lösningen sedan tidigare. Samtidigt är det en mycket användarvänlig och intuitiv lösning, och funktionerna är lätta att förstå, så även de styrelseledamöter som inte kände till lösningen sedan tidigare kom snabbt in i arbetet." 

FirstAgenda Publication Skapar den öppna linjen 

Energi Viborg har en tydlig önskan om att vara öppna och transparenta när det gäller sina styrelsemöten. Som en del av denna öppna strategi har Energi Viborg valt att göra protokollen från sina styrelsemöten fritt tillgängliga på sin webbplats så att intresserade medborgare kan följa besluten. 

För att underlätta processen med att publicera dessa protokoll beslutade Energi Viborg redan 2023 att implementera FirstAgenda Publication . FirstAgenda Publication är en tilläggsmodul till FirstAgenda Prepare , och med sin sömlösa integration till FirstAgenda Prepare , gör det möjligt för Energi Viborg att publicera sina mötesprotokoll på webbplatsen med några få klick

"På Energi Viborg har vi helt öppna linjer när det gäller våra styrelsemöten. FirstAgenda Publication Det är en stor fördel att vi enkelt kan lägga upp ett styrelseärende som har behandlats på vår webbplats med tillhörande beslut - och det kan vi göra med ."

- Mette Urup, verkställande direktör Direktör Energi Viborg

Säkerhet är ett viktigt perspektiv

Trots det öppna och transparenta arbetssättet på Energi Viborg finns det ibland konfidentiella frågor som måste hållas hemliga. Enligt Mette Urup är det därför viktigt att ha ett mötesverktyg som man kan lita på och som gör att man kan stänga specifika punkter. 

"När vi ibland hanterar sekretessbelagda ärenden är det viktigt att bara de som behöver se ärendena kan se dem. Det kan vi göra med FirstAgenda Prepare , där vi enkelt kan hantera det och på så sätt säkerställa att endast styrelseledamöterna i de enskilda bolagen kan se ärendena och inte andra, vilket bidrar till en god trygghetskänsla när vi använder lösningen."