Implementera effektiv publicering av sammanträdeshandlingar på rekordtid

När Skive kommun nyligen bytte från sitt gamla dokument- och ärendehanteringssystem till GetOrganised-lösningen såg medarbetarna en uppenbar möjlighet att tänka om när det gällde hur de publicerade dagordningar. De hade länge velat kunna presentera dagordningar och protokoll på ett mer spännande sätt som också var mer användarvänligt och intuitivt för medborgarna. Dessutom skulle det vara en stor bonus om de kunde designa och utforma systemet så att det matchade deras webbplats.

"Vi är en liten kommun och har inte nödvändigtvis råd att beställa något som måste utvecklas från grunden. Vi vill hellre copy-pasta en välfungerande lösning från en annan kommun så att vi inte behöver uppfinna hjulet på nytt. Här såg vi andra kommuner som använde FirstFirstAgenda Publication , och det såg bara beprövat och coolt ut." säger Malene Brink.

Snabbt och effektivt genomförande

I själva verket hade kommunen redan haft ögonen på lösningen för några år sedan, men då var de upptagna med andra projekt. Men Publication var fortfarande under uppsikt, och när beslutet slutligen fattades implementerades Publication snabbt. Detta berodde till stor del på den enkla kopplingen mellan Publication, Prepare och GetOrganised, som kunde göras på mycket kort tid.

"Vi hade tidigare tittat på Publication och hade övervägt flera liknande lösningar som kunde anslutas till vårt nya dokument- och ärendehanteringssystem. Men när vi plötsligt befann oss en vecka före publiceringsdeadline och ett tidigare avtal hade gått om intet, var det bara Publication som kunde implementeras inom tidsramen." säger Dalia Clausen, projektledare för EDRMS.

"Processen har varit väldigt enkel! Jag tror att det bara tog ca 3 dagar innan vi var igång. Vi ringde FirstAgenda och de klargjorde snabbt vad båda sidor var ansvariga för under processen. Jag har aldrig upplevt en integration med en tredjepartsprodukt som har varit så sömlös. Jag minns att jag fick ett samtal 2 dagar efter klargörandemötet där de bad mig besöka den webbplats de hade skapat åt oss, och sedan fungerade det bara." Malene Brink utvecklar.

"Vi fick en detaljerad och konkret lista över vad vi behövde bidra med, så det var enkelt och snabbt att involvera alla de nödvändiga kollegor som behövde bidra till processen. Det var ett bra genomförande från FirstAgenda - de körde igång med ett bra tempo redan från start. Men även om det gick snabbt kände vi oss alltid i trygga händer", förklarar Dalia Clausen.

"Vi är en liten kommun och har inte nödvändigtvis råd att beställa något som måste utvecklas från grunden. Vi vill hellre copy-pasta en välfungerande lösning från en annan kommun så att vi inte behöver uppfinna hjulet på nytt. Här såg vi andra kommuner som använde FirstFirstAgenda Publication , och det såg bara beprövat och coolt ut." säger Malene Brink, webbkonsult på Skive kommun.

"Vi visste att integrationen mellan FirstAgenda Prepare och FirstFirstAgenda Publication skulle gå snabbt och enkelt, och när vi såg hur bra Publication fungerade på andra kommuners webbplatser var det ett enkelt beslut."

- Malene Brink, webbkonsult

Användarvänligt och presentabelt publiceringsverktyg

Malene och Dalia har bara haft systemet i sina händer i en vecka, men deras förväntningar på Publication är höga. Nu kan de se fram emot enkel och automatisk publicering av dagordningar, samt den nya PDF-vyn, som är utformad för att passa de många kommuner som väljer att importera dagordningar i PDF-format från sitt dokument- och ärendehanteringssystem.

"Det verkar mycket mer användarvänligt för medborgarna, och lösningen gör sammanträden sökbara på vår webbplats. Dessutom är det bara en snygg layout och väldigt presentabelt", säger Dalia Clausen.

"Jag ser verkligen fram emot att fler testar lösningen och inser hur enkelt det är att läsa dagordningar. Vi brukade få kritik från medborgarna om hur svårt det var tidigare, så nu ser jag verkligen fram emot att få feedback på den nya lösningen", avslutar Malene Brink.