Systematisera dina möten och spara värdefull tid

Strukturera era mötesrader och effektivisera beslutsprocessen 

Större organisationer och styrelser

I större företag och organisationer kan möten och mötesförberedelser lätt bli en resurskrävande uppgift. 

Med en enda möteslösning och med fasta mötesserier i organisationens olika instanser sparar du värdefull tid - och med våra förberedelseverktyg har du och dina mötesdeltagare alltid en tydlig överblick över mötets material och förberedelser - före, under och efter mötet. 

Anpassade mötesmallar

Ikon med två papper i

Om du organiserar upprepade möten som liknar varandra kan du skapa dina egna mötesmallar. Detta effektiviserar processen och säkerställer en konsekvent struktur och format i ditt mötesmaterial.

En dokumentikon med en cirkel runt

Översikt över processen

Få en fullständig översikt över möten och instanser och vilka uppgifter som fortfarande väntar på input. Du får också en översikt över godkännandeprocessen, kommande deadlines och mottagna kommentarer. På så sätt har enskilda användare alltid en överblick över sina uppgifter genom hela dagordningsprocessen. 

Förbered protokollet

Dokumentikon med två bockar och en röd penna

Om du vill publicera protokollet direkt efter mötet kan du förbereda protokollet före mötet. Här kan du lägga till närvaro, datum, dagordning och diskussionspunkter i god tid före publiceringen. 

Grafisk illustration av mötesöversikten i FirstAgenda Management

Effektivisering av mötet

Ikon med en röd figur och en pratbubbla

Oförberedda mötesdeltagare sänker kvaliteten på mötet och fördröjer beslutsprocessen. För att säkerställa att mötena löper effektivt har mötesdeltagarna möjlighet att anteckna, göra markeringar och dela kommentarer så snart dagordningen publiceras. 

Versionering av möten

Ikon med ett rött dokument och en cirkel med en pil runt

Uppdaterade versioner av en agenda kan snabbt försvinna i mängden om de skickas via e-post. Med möteslösningen har mötesdeltagarna alltid tillgång till de senaste mötesdokumenten och agendan. Mötesdeltagarna kan till och med få ett meddelande när nya versioner publiceras. 

Skicka för granskning

Skärm med en röd smiley i hörnet

Om du vill skicka mötet till en eller flera utvalda mötesdeltagare innan mötet släpps till hela instansen kan du använda granskningsfunktionen. Detta säkerställer en hög kvalitet på mötesmaterialet och därmed en bättre mötesprocess. 

Översikt över funktionerna i FirstAgenda's mötessvit

Som större företag eller organisation rekommenderar vi att ni använder FirstAgenda Management och FirstAgenda Prepare som mötesverktyg. 

Nedan kan du få en översikt över funktionerna i FirstAgenda Management och FirstAgenda Prepare . Du kan också enkelt utforska funktionerna i våra andra produkter - hela vår mötessvit har sömlösa integrationer med varandra. 

Logotyp med FirstAgenda Prepare

    • Enkelt att skapa möten

    • Versionering av dagordningar/dokument

    • Skicka för granskning

    • Hantering av konfidentiellt material

    • Användarrättigheter på olika nivåer

    • Godkännandefunktion

    • 2-faktorsinloggning eller ADFS inloggning (SSO)

    • Förberedelsesverktyg

    •  Sök igenom möteshandlingar

    • PDF-generering på dagordnings-, artikel- och dokumentnivå

    • Automatisk radering av möten

    • Webbapp + iPadOS-app

    • Integration till ärendehanteringssystem (SBSYS, GetOrganized, KMD Nova, Acadre MM, Public 360, Fujitsu Edoc, Elements, etc.)

    Läs mer om Prepare

Logotyp med FirstAgenda Management

    • Detaljerad mötesplanering

    • Mallar för flera nivåer

    • Upprättning av mötesrader

    • Fastställande av tidsfrister

    • Översikt över uppgifter och mötesprocess

    • Samarbete på punktnivå

    • Integration till Prepare

    • Användarrättigheter på olika nivåer

    • Webb-app

    • Integration med ärendehanteringssystem (Workzone, Workpoint, IMS Case)

    Läs mer om Management

Logotyp med FirstAgenda Live

    • Närvarohantering

    • Automatiskt inkallning av ersättare

    • Användarrättigheter på flera nivåer

    • Hantera förslag både före och under mötet

    • Hantering och registrering till talarlistor både före och under mötet

    • Genomför omröstningar

    • List-, a/b- och sluten omröstning

    • Automatisk generering av protokoll

    • Presentationsvisning

    • Jävsbedömning

    • Integration till Prepare

    • Integration till ärendehanteringsystem (Element)

    Läs mer om Live

Logotyp med FirstAgenda Publication

    • Offentliggörande av dagordningar och protokoll

    • Anpassad styling

    • Prenumerera på dagordningar/protokoll

    • Integrerad iFrame eller fristående webbplats

    •  Sök igenom möteshandlingar

    • Ladda ner som PDF

    • Möjlighet att begränsa åtkomst

    • Gruppering av instanser

    • Tidsstyrd publicering

    Läs mer om Publication

Hör det från våra kunder

Blå cirkel med pil och en länk för att läsa om fler fall

Säkerhet

Ikon med ett hänglås och ett rött nyckelhål

Konfidentiellt material

För att säkra ditt mötesmaterial före, under och efter mötet har du möjlighet att hålla objekt och bilagor öppna endast för specifika personer. På så sätt har du alltid full kontroll över vem som har tillgång till vad.

Om ni dessutom har en policy om att radera möten efter ett visst antal dagar kan detta automatiseras för att hålla reda på och säkerställa att gammalt mötesmaterial inte finns tillgängligt. 

Ikon med ett hänglås och en röd person

Inloggning

Ni kanske har ett krav på 2-faktorinloggning, medan andra bara rekommenderar det. I möteslösningen kan ni som organisation välja om det ska vara ett krav eller valfritt. Hur som helst kommer det alltid att vara möjligt för varje mötesdeltagare att aktivera 2-faktorinloggning. 

Ikon med en bärbar dator och ett rött hjärta

GDPR-kompatibel

När du använder möteslösningen kan du alltid vara säker på att du följer GDPR-reglerna. Till exempel hostas dina data i en säker miljö, medan både upp- och nedladdning av dokument krypteras via HTTPS-protokoll. 

Blå cirkel med pil och en länk för att läsa om fler fall

FirstAgenda har levererat digitala möteslösningar sedan 2011

97%

200+

Av de danska kommunerna använder Prepare

500k+

Styrelser

46k+

Möten som hållits i Prepare

Användare

Läs mer om offentliga organisationer och styrelser

Blå cirkel med pil och en länk för att läsa om fler fall

Få en presentation av FirstAgenda's mötessvit

Ta kontakt med Aleksander

Aleksander Pedersen

+ 45 24 48 47 89
alp@firstagenda.com