Agil implementering satte strøm til vores dagsordenspublicering

Esbjerg Kommune ønskede en simpel og effektiv digitalisering af deres dagsordenspublicering, der samtidig kunne fungere i samspil med deres eksisterende systemer. En smidig og effektiv samarbejdsproces sikrede, at dette blev en realitet.

Arbejdet med referater vil ofte være en møjsommelig proces præget af utallige manuelle arbejdsgange, hvilket var en genkendelig situation i Esbjerg Kommune. Her herskede der frustration blandt medarbejderne over mængden af involveret arbejde, når et givent referat skulle lægges op. Forløbet tog lang tid og krævede, at den ansvarshavende huskede samtlige aktiviteter i hele arbejdsgangen. Da der ovenikøbet skulle implementeres ny hjemmeside i kommunen, blev der krævet en digitalisering af dagsordenspubliceringen.

Kendskab med løsning effektiviserer proces

Esbjerg Kommune anvendte allerede FirstAgenda Prepare til at planlægge og administrere møder, og da FirstAgendas dagsordenspubliceringsværktøj FirstAgenda Publication enkelt kunne integreres med løsningen, var der ikke langt fra behov til første møde med FirstAgenda. Her blev Publication præsenteret for repræsentanter fra kommunen, og der blev efterfølgende etableret et effektivt samarbejde om implementeringsprocessen mellem kommunen og FirstAgenda.

”Præsentationen var meget ligetil, og vi kunne hurtigt se, at mange af vores behov var besvaret i løsningen. FirstAgenda introducerede straks projektlederen, og så tog det egentligt bare fart med at starte implementeringen,” siger Martin Vinter, digitaliseringskonsulent i Esbjerg Kommune.

“Det har helt sikkert været en agil proces fra start til slut. Der gik ikke lang tid fra det øjeblik, vi spurgte ind til muligheden om den nye funktion, til at FirstAgenda begyndte arbejdet med at understøtte vores behov.”

— Martin Dahlstrøm Vinter, Digitaliseringskonsulent

Succesfuld implementering sikrer effektiv journalisering

Efter opstartsperioden var veloverstået, og brugen af løsningen var blevet integreret i den daglige drift, begyndte kommunen at identificere en specifik problemstilling, der var unik i deres daglige arbejdsgange og derfor ikke var standard i FirstAgenda Publication. Dette var et ønske om at kunne tilpasse publiceringstidspunktet for dagsordensnotifikationer for at lette den efterfølgende journalisering.

”Det har helt sikkert været en agil proces fra start til slut. Der gik ikke lang tid fra det øjeblik, vi spurgte ind til muligheden om den nye funktion, til at FirstAgenda begyndte arbejdet med at understøtte vores behov,” lyder det fra Martin Vinter.

I den daglige arbejdsgang har FirstAgenda Publication fjernet flere manuelle processer, og derved reduceret antallet af irritationsmomenter i publiceringen af dagsordener. Den effektive implementering af løsningen i kommunens arbejdsgange har givet de ansvarshavende blod på tanden, og ifølge Martin Vinter sigtes der efter at inkorporere et større antal processer i den nærmeste fremtid.

"Publication har sat strøm til mange af vores arbejdsprocesser, og sørget for at vi slipper for en masse internt bøvl," slutter Martin Vinter.