Implementerer effektiv dagsordenspublicering på rekordtid

Da Skive Kommune for nyligt skulle skifte fra deres gamle ESDH-system over til løsningen GetOrganized, så medarbejderne en oplagt mulighed for at gentænke måden, de publicerede dagsordener på. De havde længe ønsket, at kunne præsentere dagsordener og referater på en mere spændende måde, der samtidig skulle være mere brugervenlig og intuitiv for borgerne. Derudover ville det være en stor bonus, hvis de selv havde mulighed for at designe og style systemet, så det matchede deres hjemmeside.

”Vi er en lille kommune, og har ikke nødvendigvis råd til at bestille noget, der skal udvikles helt fra bunden. Vi vil hellere end gerne ”copy-paste” en velfungerende løsning fra en anden kommune, så vi ikke behøver opfinde den dybe tallerken. Her så vi andre kommuner bruge FirstAgenda Publication, og det så bare gennemprøvet og fedt ud.” fortæller Malene Brink.

Hurtig og effektiv implementering

Faktisk havde kommunen allerede haft øjne for løsningen for nogle år tilbage, men dengang var der travlt med andre projekter. Der blev dog stadig holdt øje med Publication med et halvt øje, og da beslutningen så endelig blev taget, gik det stærkt med at få Publication implementeret. Dette skyldtes i høj grad den simple tilkobling mellem Publication, Prepare og GetOrganized, der kunne udføres på meget kort tid.

”Vi havde haft kigget på Publication tidligere, og haft flere lignende løsninger under overvejelse, som kunne kobles på vores nye ESDH-system. Men da vi pludselig stod en uge før deadline på at kunne publicere, og en tidligere aftale var gået i vasken, var det kun Publication, der kunne implementeres inden for tidsrammen.” fortæller Dalia Clausen, ESDH-Projektleder.

”Forløbet har været enormt nemt! Jeg tror næsten kun det tog omkring 3 dage, før vi var oppe og køre. Vi ringede til FirstAgenda, og fik hurtigt afklaret hvad begge sider var ansvarlige for under forløbet. Jeg har aldrig oplevet en integration med et 3. parts produkt, der har været så gnidningsfrit. Jeg mindes at få et opkald 2 dage efter afklaringsmødet, hvor jeg blev bedt om at besøge siden de havde sat op til os, og så kørte det bare.” uddyber Malene Brink.

”Vi fik en udførlig og konkret liste over hvad vi selv skulle bidrage med, så det var nemt og hurtigt at involvere de nødvendige kolleger, der skulle bidrage til processen. Det var en mega god process fra FirstAgenda, og der blev bare kørt afsted med fart på. Men selvom det gik hurtigt, følte vi os hele tiden i trygge hænder” forklarer Dalia Clausen.

”Vi er en lille kommune, og har ikke nødvendigvis råd til at bestille noget, der skal udvikles helt fra bunden. Vi vil hellere end gerne ”copy-paste” en velfungerende løsning fra en anden kommune, så vi ikke behøver opfinde den dybe tallerken. Her så vi andre kommuner bruge FirstAgenda Publication, og det så bare gennemprøvet og fedt ud.” siger Malene Brink, Webkonsulent i Skive Kommune.

“Vi vidste at integrationen mellem FirstAgenda Prepare og FirstAgenda Publication ville være hurtig og nem, og da vi så hvor godt Publication fungerede på andre kommuners hjemmesider, så var det en nem beslutning.”

— Malene Brink, Webkonsulent

Brugervenligt og præsentabelt publiceringsværktøj

Malene og Dalia har kun haft systemet mellem hænderne i en lille uge, men forventningerne til Publication er store. Nu kan de se frem til nem og automatisk dagsordenspublicering, samt den nye PDF-visning, der skal efterkomme de mange kommuner som vælger at importere dagsordener i PDF-form fra deres ESDH-system.

”Det virker meget mere brugervenligt for borgerne, og løsningen gør dagsordener søgbare på vores hjemmeside. Derudover er det bare et lækkert layout og meget præsentabelt” fortæller Dalia Clausen.

”Jeg glæder mig meget til at flere kan få prøvet kræfter med løsningen, og få øjnene op for, hvor nemt det nu er at læse dagsordener. Vi plejede at få kritik af borgerne over, hvor besværligt det var tidligere, så nu glæder jeg mig virkelig meget til at få feedback på den nye løsning” slutter Malene Brink.