När effektivitet och säkerhet går hand i hand

År 2022 ersatte Holtålen kommun i Norge sina manuella mötesprocesser med mötesverktygen FirstAgenda Prepare och FirstAgenda Live . Förutom att göra det betydligt enklare att distribuera sitt mötesmaterial har de också kunnat konsolidera förberedelserna, organisationen och efterbehandlingen av sina möten på ett ställe - och med en direkt integration till sitt EDRMS-system, Elements. 

År 2022 tog Holtålen farväl av högar med e-post med mötesdokument och välkomnade de digitala mötesverktygen FirstAgenda Prepare och FirstAgenda Live . 

Under lång tid hade de använt sin webbplats för att publicera sitt mötesmaterial. Detta innebar dock ett antal utmaningar när det gällde material från slutna möten, eftersom det inte bara kunde göras fritt tillgängligt. Samtidigt förbjuder norsk lagstiftning distribution av stängt mötesmaterial via e-post, vilket enligt Katrine Ustad, chef för samhällstjänster i Holtålen kommun, var en av anledningarna till att de upptäckte FirstAgenda Prepare . 

Med FirstAgenda Prepare behöver vi bara hantera ett system när det gäller mötesförberedelser, och med åtkomstkontroll kan vi enkelt hantera stängt mötesmaterial utan att behöva oroa oss för säkerheten. Samtidigt har publicering och distribution av mötesmaterialet blivit betydligt mer lätthanterligt, vilket underlättar själva mötesförberedelserna - både för den administrativa personalen och för politikerna." 

I FirstAgenda Prepare har politikerna sina agendor och tillhörande mötesdokument samlade på ett ställe. Här kan de använda olika förberedelseverktyg som anteckningar, markeringar och delade kommentarer, som automatiskt sparas i systemet. Enligt Katrine Ustad ger detta de politiska mötesdeltagarna arbetsro eftersom de alltid har sitt material till hands. 

"När vi släpper agendorna får mötesdeltagarna automatiskt ett meddelande om att agendan är klar. De kan då börja förbereda sig, göra anteckningar och dela kommentarer med varandra. Det ger dem en stor trygghet, eftersom de alltid har sina anteckningar sparade i systemet, och det bidrar till att mötesdeltagarna alltid är väl förberedda inför mötena"

- Katrine Ustad

När det gäller det administrativa arbetet konstaterar Aagoth Johanne Moe, biträdande kommundirektör, att förberedelserna inför mötena har blivit mycket enklare att hantera. Hon lyfter bland annat fram den centrala åtkomstkontrollen i lösningen som en fördel   

"När man ansvarar för den administrativa översikten är det en stor fördel att vi kan styra åtkomsten centralt i organisationen. På så sätt har vi alltid full koll på våra användare, vem som har tillgång till vad och vem som kan behöva bjudas in till möten." 

Förutom att implementera FirstAgenda Prepare för mötesförberedelser, implementerade Holtålen kommun också FirstAgenda Live samtidigt. FirstAgenda Live är inriktad på den faktiska organisationen av mötet och, med sin sömlösa integration till FirstAgenda Prepare , gör det möjligt att importera användare automatiskt.

Här kan användarna skicka in förslag i förväg, anmäla sig till talarlistan och delta i omröstningar, medan administrationen har full överblick över hela mötet och i efterhand kan ladda ner det fullständiga mötesprotokollet som en PDF - funktioner som enligt Aagoth Johanne Moe effektiviserar det administrativa arbetet före, under och efter mötet. 

"Innan vi hade FirstAgenda Live fick jag de olika politikernas förslag på gula lappar och var sedan tvungen att mata in dem manuellt. Nu lägger politikerna själva in sina förslag i FirstAgenda Live , vilket är en enorm tidsbesparing."

Katrine Ustad är också nöjd med organisationsmodulen, FirstAgenda Live . Hon betonar tydligheten i lösningen, vilket gynnar både administrationen och mötesdeltagarna, men också publiken. 

"Översikten över talarlistan och omröstningarna är mycket tydlig. Det gör det lätt att hålla koll på talarna och samtidigt följa resultatet av omröstningarna. Storbildsskärmen är också bra här, eftersom publiken också får en fullständig översikt över förslagen och rösterna. Samtidigt är det bra att publiken kan se hur politikerna har röstat."

- Katrine Ustad

När en kommun ska implementera tre verktyg - Elements, FirstAgenda Prepare och FirstAgenda Live , kan det vara en stor administrativ uppgift. Holtålen kommun upplevde dock en smidig implementering och var, enligt Katrine Ustad, snabbt igång. 

"Implementeringen av lösningen gick riktigt bra. Maria från FirstAgenda hjälpte oss att få en bra start med utbildning i administrationsdelen, och sedan hade vi en specialiserad konsult från Sikri med erfarenhet av systemet som gjorde en gemensam utbildning med våra politiker. Politikerna fick sedan själva logga in och blev snabbt självgående i lösningen." 

Även om både den administrativa personalen och de politiska mötesdeltagarna snabbt blev vänner med lösningen, finns det fortfarande enstaka utmaningar. Här upplever Holtålen kommun generellt god kundservice och kommunikation, oavsett om det är deras primära kontakt Maria eller supporten på FirstAgenda, de är i kontakt med

"Vår övergripande uppfattning om FirstAgenda som leverantör är bra - både när det gäller deras supportavdelning, men också vår kommunikation med vår kontaktperson, Maria. Vi kan alltid skriva eller ringa och får alltid ett snabbt och användbart svar."